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Système national de suivi évaluation

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Le système national de suivi évaluation pour la période 2011-2015 s’appuie sur les acquis et les insuffisances constatés en 2010, suite à la mise en œuvre du CSLS 2006-2010 ainsi que sur les besoins internationaux actuels pour bâtir un système de suivi évaluation fonctionnel et performant. Des efforts ont été déployés pour atteindre des résultats relativement satisfaisants autour des activités de suivi évaluation des activités de lutte contre le VIH, le Sida et les IST. Cependant des ajustements sont nécessaires pour prendre en compte les nouvelles orientations du CSLS 2011-2015 en vue de renforcer la gestion de l’information stratégique sur le VIH, le Sida et les IST.

L’opérationnalisation du système nécessite de relever plusieurs défis qui sont entre autres relatifs au renforcement des capacités des acteurs à tous les niveaux. Il s’agit des aspects suivants : (i) la capacité de planifier les interventions ; (ii) la capacité de collecter, d’analyser et d’utiliser les données; (iii) la capacité de coordination effective de la gestion des données; (iv) la mise en place d’un système d’information et de communication approprié.

1.Fondements et composantes

1.1 Fondements

La stratégie de suivi et d’évaluation de la mise en œuvre du Cadre stratégique de lutte contre le VIH, le Sida et les IST, nécessite la mise en place d’un système opérationnel et performant de gestion de l’information stratégique. Cette disposition répond aux exigences des principes du « Three ones » défini par l’ONUSIDA en 2003 et dont une évaluation de la mise en œuvre a été faite en novembre 2009. Sur le plan institutionnel et organisationnel, le dispositif de coordination et d’exécution des interventions intègre le système national de suivi évaluation des activités de lutte contre le VIH, le Sida et les IST.

Les domaines constitutifs du système national de suivi évaluation sont les activités des programmes, la surveillance de l’épidémie, la surveillance des comportements, les flux financiers, la recherche sur le VIH, le Sida et les IST.

Figure 1: Eléments de suivi évaluation

1.2 Composantes

Le renforcement du système national de suivi évaluation s’appuie sur l’opérationnalisation des 12 composantes stratégiques du suivi évaluation recommandées par l’ONUSIDA, et qui sont réparties entre trois niveaux essentiels :

- le premier niveau représente les ressources humaines, les partenariats et la planification à l’appui de la collecte et de l’utilisation des données. Il inclut les individus, les organisations, les fonctions/actions et la culture institutionnelle qui sont essentiels pour améliorer et maintenir le fonctionnement du système de suivi évaluation ;

- le deuxième niveau est axé sur les mécanismes par le biais desquels les données sont collectées, vérifiées et transformées en informations utiles ;

- le troisième niveau représente l’objet central du système de suivi évaluation qui est l’utilisation des données pour prendre des décisions.

Tableau : vue d’ensemble des 12 composantes d’un système national de suivi évaluation

COMPOSANTES	OBJECTIF	ELEMENTS DE PERFORMANCE
Niveau 1 : Aspects organisationnels (Ressources humaines, partenariats, planification)
Composante 1 : les structures organisationnelles ayant des fonctions de suivi évaluation du VIH	Développer et maintenir un réseau d’organisations responsables de suivi évaluation du VIH au niveau national	Rôles et fonctions organisationnels bien définis Manuel opérationnel pour le suivi évaluation Mécanismes organisationnels courants pour la planification et la gestion des activités de suivi évaluation, Performance organisationnelle pour la coordination des parties prenantes et l’établissement d’un consensus pour le suivi de la performance du système de suivi évaluation Leadership réel pour les principales organisations de suivi évaluation. Engagement national pour garantir le fonctionnement du système de suivi évaluation
Composante 2 : les capacités humaines en matière de suivi évaluation du VIH	Garantir un nombre suffisant de ressources humaines qualifiées à tous les niveaux du système de suivi évaluation afin de finaliser toutes les tâches définies du plan de travail annuel chiffré de suivi évaluation du VIH	Compétences requises clairement définies pour les personnes et les organisations au niveau national Descriptif de poste pour le personnel chargé du suivi évaluation Plan chiffré pour le renforcement des capacités humaines Disponibilité de programmes de formation adéquate sur le S&E Programme standard pour le renforcement des capacités organisationnelles et techniques. Capacités de formations locales et/ou régionales,
Composante 3 : le partenariat pour planifier, coordonner et gérer le système de suivi évaluation du VIH	Etablir et maintenir des partenariats entre les parties prenantes nationales et internationales qui participent à la planification et à la gestion du système national de suivi évaluation du VIH.	1 Groupe de travail technique national de S&E 1 plan de travail annuel budgétisé pour le groupe Un mécanisme de coordination de toutes les parties Un leadership et des capacités au niveau local pour la coordination des parties prenantes Circuits de communication courants pour faciliter les échanges d’informations entre parties prenantes.
Composante 4 : le plan national multisectoriel de suivi évaluation du VIH	Elaborer et actualiser régulièrement un plan de suivi évaluation national incluant les besoins recensés en données, des indicateurs normalisés nationaux, des procédures et des outils de collecte des données, et les rôles et responsabilités concernant la mise en œuvre d’un système national fonctionnel de suivi évaluation du VIH	Processus d’élaboration du plan national de suivi évaluation participatif et multisectoriel Liaison avec le Plan Stratégique National Description de la mise en œuvre des douze 12 composantes dans le plan national de suivi évaluation du VIH Respect des normes techniques nationales et internationales en matière de suivi évaluation du VIH Evaluation du système national de S&E avec révision du plan
Composante 5 : le plan de travail national annuel budgétisé de suivi évaluation du VIH	Elaborer un plan de travail de suivi évaluation annuel, national et chiffré, incluant les activités particulières de suivi évaluation du VIH de toutes les parties prenantes concernées (évaluées en termes de coût) et les sources de financement recensées. Utiliser ce plan pour coordonner et évaluer les progrès dans la mise en œuvre du suivi évaluation tout au long de l’année	Plan de travail de suivi évaluation détaillé définissant les activités, les personnes responsables de la mise en œuvre, le calendrier, les coûts des activités et les financements recensés Budget établi avec sources de financement établies Plan de travail de suivi évaluation explicitement relié aux plans de travail et aux budgets gouvernementaux du cadre de dépenses à moyen terme de l’autorité nationale de coordination Un engagement de toutes les parties prenantes à avaliser et mettre en œuvre le plan de travail de suivi évaluation national Actualisation annuelle du plan de travail de S&E en fonction du suivi des performances.
Composante 6 : le plaidoyer, communication et culture en matière de suivi évaluation du VIH	Garantir une bonne connaissance et un engagement en matière de suivi évaluation du VIH et du système de suivi évaluation du VIH parmi les décideurs politiques, les administrateurs de programmes, les personnels des programmes et les autres parties prenantes.	Stratégie de communication nationale sur le VIH inclut un plan spécifique de communication et de plaidoyer sur le suivi évaluation du CSLS 2011-2015 ; Suivi évaluation est explicitement mentionné dans les politiques nationales de lutte contre le VIH et le Plan stratégique national ; Identification des défenseurs du suivi évaluation parmi les responsables de haut niveau qui approuvent de manière dynamique les actions de suivi évaluation ; Activités de plaidoyer en faveur du suivi évaluation du VIH Matériels de suivi évaluation disponibles pour cibler différents publics et pour soutenir le partage et l’utilisation des données
Niveaux 2 : Aspects fonctionnels (Collecte, saisie, vérification, analyse)
Composante 7 : le suivi régulier des programmes VIH ().	Produire en temps opportun, des données de qualité pour le suivi des programmes	Stratégie de collecte des données expressément associée à l’utilisation des données Mécanismes de collecte, de transfert et de communication des données clairement définis, incluant une collaboration et une coordination parmi les différentes parties prenantes ; Outils et l’équipement essentiels pour la gestion des données Procédures courantes et systématiques pour le transfert des données du niveau opérationnel au niveau national Base de données nationale sur le VIH bien définie et gérée pour enregistrer, vérifier, analyser et présenter des données sur le suivi des programmes provenant de tous les niveaux et secteurs, incluant des données sur la prévention, le traitement, les soins et le soutien, ainsi que les financements
Composante 8 : Enquête et surveillance	Publier en temps opportun des données de qualité provenant des enquêtes et de la surveillance.	Protocoles basés sur des normes internationales pour toutes les enquêtes et la surveillance. Calendrier précis pour la collecte des données répondant aux besoins des parties prenantes, y compris le recensement des ressources pour la mise en œuvre. Inventaire des enquêtes réalisées sur le VIH. Système de surveillance biologique performant. Système de surveillance des comportements performant, y compris de surveillance des pratiques culturelles.
Composante 9 : les bases de données nationales et décentralisées sur le VIH	Elaborer et maintenir des bases de données nationales et décentralisées sur le VIH qui permettent aux parties prenantes d’avoir accès à des données pertinentes pour formuler les politiques, gérer et améliorer les programmes	Bases de données conçue pour répondre aux besoins en matière de prise de décision et d’établissement de rapports des différentes parties prenantes. Liens appropriés entre les différentes bases de données pour garantir la cohérence des données et éviter les doubles emplois Base de données nationale sur le VIH bien définie et gérée pour enregistrer/centraliser, vérifier, analyser et présenter des données sur le suivi des programmes provenant de tous les niveaux et secteurs
Composante 10 : la supervision formative et l’audit des données	Suivre périodiquement la qualité des données et lever les obstacles à la production de données de qualité (données valides, fiables, complètes et disponibles en temps utile).	Directives (Manuel de supervision) pour superviser la collecte de données courantes a tous les niveaux Plan de supervision pour des visites de supervision courante, incluant des évaluations des données et un retour d’informations au personnel local. Vérifications périodiques de la qualité des données. Rapports de supervision et rapports de vérification.
Composante 11 : l’agenda pour l’évaluation et la recherche sur le VIH	Recenser les principales questions concernant l’évaluation et la recherche, et coordonner les études pour répondre aux besoins identifiés, et améliorer l’exploitation des conclusions de l’évaluation et de la recherche	Inventaire des études d’évaluation et de recherche du VIH Inventaire des capacités locales en évaluation et recherche sur le VIH incluant les principaux établissements de recherche, Agenda national en matière d’évaluation et de recherche concernant le VIH. Procédures et normes d’approbation éthique Directives sur les normes et les méthodes d’évaluation et de recherche Tribune nationale pour la diffusion et la discussion des conclusions de l’évaluation et de la recherche sur le VIH.
Niveaux 3 : Aspects d’utilités (Utilisation de l’information stratégique pour la prise de décision)
Composante 12 : la diffusion et l’utilisation des données	Diffuser et utiliser les données du système de suivi évaluation pour orienter la formulation des politiques, la planification et l’amélioration des programmes	Plan d’exploitation des données dans le plan stratégique national et le plan de suivi évaluation national. Analyse des besoins de données et des utilisateurs de données. Calendrier d’utilisation des données pour orienter le calendrier des principales activités de collecte des données et des obligations de compte rendu. Calendrier pour l’établissement de rapports au niveau national. Format normalisé pour l’établissement des rapports et la présentation des données. Un plan de diffusion de données adaptées aux différents utilisateurs Utilisation des données dans des propositions de financement ou des documents de planification

2.Dispositif institutionnel et mécanismes de suivi évaluation

2.1. Dispositif institutionnel de suivi évaluation

Les structures de coordination et d’exécution des activités de lutte contre le VIH, le SIDA et les IST sont les principaux acteurs du dispositif de suivi évaluation tenant compte des relations fonctionnelles et hiérarchiques entretenues entre les différents niveaux. L’organisation du système fait ressortir quatre (04) niveaux de traitement de l’information qui assurent le suivi et la capitalisation de la mise en œuvre des activités de la réponse nationale.

Le schéma ci-après décrit les niveaux de traitement des données, les liens et rôles assignés aux structures pour la transmission de données. Sur le plan fonctionnel, les structures de niveau supérieur assurent aussi des tâches d’appui/accompagnement auprès de leurs structures de base respectives. Cela nécessite une concertation et une communication régulières qui sont indispensables pour assurer la complémentarité/synergie des interventions, la capitalisation des résultats et la rétro information.

Figure 2: organisation du suivi évaluation

Type de structure

Niveau Central

Niveau Régional

Niveau Provincial

Niveau d’organisation

Circuit des données

Structures d’exécution